TEMA 3

CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

🧭 🗝️ 1. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

🗝️ 1. DESARROLLO

🧭 1.1 Concepto de documento administrativo

🗝️ El documento administrativo es el soporte básico de la actividad administrativa, a través del cual se reflejan, comunican o conservan los actos, hechos y actuaciones de las Administraciones Públicas.

📜 Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común

  • 🗝️ Artículo 26
    Establece que las Administraciones Públicas emiten los documentos administrativos necesarios para el desarrollo de su actividad, pudiendo realizarse por escrito o por medios electrónicos .

  • 🗝️ Artículo 27
    Regula la validez y eficacia de las copias de documentos administrativos, equiparando las copias auténticas al documento original.

🧭 En el ámbito electrónico, el concepto se completa con:

📜 Real Decreto 203/2021

  • 🗝️ Artículo 46 → Define el documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico, con estructura y formato determinados, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

📌 Documento administrativo = contenido + soporte + función administrativa.

🧭 1.2 Concepto de registro administrativo

🗝️ El registro administrativo es el instrumento que permite dejar constancia oficial de la presentación y recepción de documentos dirigidos a las Administraciones Públicas.

📜 Ley 39/2015

  • 🗝️ Artículo 16
    Establece la existencia de registros electrónicos, en los que se anotan los documentos que los interesados presenten o que se reciban en las Administraciones Públicas, con indicación de fecha, hora y órgano destinatario.

🧭 El registro cumple una función garantista, al asegurar:

  • La trazabilidad del documento.

  • El cómputo de plazos.

  • La seguridad jurídica del procedimiento.

📜 Real Decreto 203/2021

  • 🗝️ Artículo 37 → Regula el registro electrónico, como sistema para la presentación y recepción de documentos por medios electrónicos .

🧭 1.3 Concepto de archivo

🗝️ El archivo es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una Administración en el ejercicio de sus funciones, conservados para su gestión, consulta y preservación.

📜 Ley 39/2015

  • 🗝️ Artículo 17
    Obliga a las Administraciones Públicas a mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados.

📜 Real Decreto 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 2 → Define los archivos como los conjuntos orgánicos de documentos, reunidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus actividades, conservados para su utilización y difusión.

🧭 Desde una perspectiva patrimonial:

📜 Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español

  • 🗝️ Artículo 49 → Integra los documentos de valor histórico dentro del Patrimonio Documental, atribuyendo a los archivos una función esencial de conservación y protección .

🧭 1.4 Relación conceptual entre documento, registro y archivo

🗝️ Los tres conceptos forman una cadena lógica en la actividad administrativa:

🧭 Documento → se produce o recibe
🧭 Registro → se anota oficialmente
🧭 Archivo → se conserva y organiza

📌 Esta secuencia garantiza:

  • Seguridad jurídica.

  • Transparencia administrativa.

  • Acceso a la información.

  • Conservación del patrimonio documental.

🗂️ 🧭 2. ESQUEMA (CUADRO-RESUMEN)

🧠 🗝️ 3. PUNTOS CLAVE DE EXAMEN

🗝️ Documento, registro y archivo son conceptos distintos pero encadenados.
🗝️ Documento administrativo → art. 26 Ley 39/2015.
🗝️ Registro → art. 16 Ley 39/2015 (entrada y salida).
🗝️ Archivo → art. 17 Ley 39/2015 (archivo electrónico único).
🗝️ El RD 203/2021 completa el régimen electrónico.
🗝️ El RD 1708/2011 aporta la definición archivística.
🗝️ La Ley 16/1985 conecta el archivo con el Patrimonio Documental.

🧭 🗝️ 2. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO

🗝️ 1. DESARROLLO

🧭 1.1 Funciones del registro administrativo

🗝️ El registro administrativo cumple una función esencial en el procedimiento administrativo, al garantizar la constancia fehaciente de la presentación y recepción de documentos, así como la seguridad jurídica de las actuaciones.

📜 Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común

  • 🗝️ Artículo 16
    Atribuye al registro la función de anotar los documentos que los interesados presenten o que se reciban en las Administraciones Públicas, haciendo constar:

    • Fecha y hora de presentación.

    • Identidad del interesado.

    • Órgano administrativo destinatario

🧭 De esta función básica se derivan otras funciones esenciales:

🗝️ Funciones principales del registro

  • 📌 Recepción de documentos dirigidos a la Administración.

  • 📌 Emisión de recibos o justificantes de presentación.

  • 📌 Garantía del cómputo de plazos administrativos.

  • 📌 Canalización de los documentos hacia el órgano competente.

  • 📌 Interoperabilidad entre registros electrónicos.

📜 El Real Decreto 203/2021 refuerza estas funciones en el ámbito digital:

  • 🗝️ Artículo 37 → El registro electrónico permite la presentación y recepción de documentos por medios electrónicos, todos los días del año, las veinticuatro horas .

📌 El registro no decide ni conserva definitivamente: registra y remite.

🧭 1.2 Funciones del archivo administrativo

🗝️ El archivo administrativo cumple una función distinta y complementaria a la del registro: la conservación organizada de los documentos producidos o recibidos por la Administración.

📜 Ley 39/2015

  • 🗝️ Artículo 17
    Establece la obligación de las Administraciones Públicas de mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados, garantizando su integridad, autenticidad, conservación y acceso .

🧭 Desde una perspectiva archivística general:

📜 Real Decreto 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 4 → Atribuye a los archivos funciones de reunión, organización, conservación y difusión de los documentos que custodian .

🧭 1.3 Función patrimonial y cultural del archivo

🗝️ El archivo no solo cumple una función administrativa, sino también una función histórica y cultural.

📜 Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español

  • 🗝️ Artículo 49
    Reconoce los documentos de valor histórico como parte del Patrimonio Documental, asignando a los archivos la función de protección, conservación y transmisión de dicho patrimonio.

📌 Esta función se proyecta especialmente en los archivos históricos, una vez superada la fase administrativa de los documentos.

🧭 1.4 Diferenciación funcional entre registro y archivo

🗝️ Aunque ambos intervienen en la gestión documental, sus funciones son claramente diferenciadas:

🧭 Registro

  • Recibe.

  • Anota.

  • Da fe de la presentación.

  • Garantiza plazos.

🧭 Archivo

  • Conserva.

  • Organiza.

  • Custodia.

  • Facilita el acceso y la consulta.

📌 Registro ≠ archivo
📌 Registro → fase inicial del documento
📌 Archivo → fase de conservación y custodia

🗂️ 🧭 2. ESQUEMA (CUADRO-RESUMEN)

🧠 🗝️ 3. PUNTOS CLAVE DE EXAMEN

🗝️ El registro garantiza la constancia y el cómputo de plazos.
🗝️ El archivo garantiza la conservación y el acceso a los documentos.
🗝️ Registro y archivo cumplen funciones distintas pero complementarias.
🗝️ Registro → art. 16 Ley 39/2015.
🗝️ Archivo → art. 17 Ley 39/2015.
🗝️ El archivo tiene también una función patrimonial (Ley 16/1985).

🧭 TEMA: 🗝️ 3. CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

🗝️ 1. DESARROLLO

🧭 1.1 Clases de archivo según la fase del ciclo vital del documento

🗝️ Los documentos administrativos atraviesan distintas fases a lo largo de su vida, lo que determina la existencia de diferentes clases de archivo, en función de su uso y valor.

📜 Real Decreto 1708/2011, por el que se establece el Sistema Español de Archivos:

  • 🗝️ Artículo 5
    Establece que los documentos se organizan en archivos atendiendo a su antigüedad, frecuencia de uso y valor administrativo, legal, probatorio o histórico .

🧭 1.2 Archivo de gestión

🗝️ El archivo de gestión conserva los documentos en tramitación o de uso frecuente, necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos administrativos.

📌 Características:

  • Documentos activos.

  • Uso habitual e inmediato.

  • Vinculación directa con la unidad administrativa productora.

📜 RD 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 6 → Sitúa los archivos de gestión como primera fase del sistema archivístico.

🧭 1.3 Archivo central

🗝️ El archivo central reúne los documentos una vez finalizada su tramitación, cuando dejan de ser de uso continuo, pero conservan valor administrativo o jurídico.

📌 Características:

  • Documentos semiactivos.

  • Consulta ocasional.

  • Custodia centralizada dentro del departamento u organismo.

📜 RD 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 7 → Regula el archivo central como fase intermedia de conservación.

🧭 1.4 Archivo intermedio

🗝️ El archivo intermedio conserva los documentos que han perdido su utilidad administrativa inmediata, pero que deben mantenerse por su valor legal, probatorio o fiscal.

📌 Características:

  • Documentos inactivos.

  • Conservación temporal.

  • Pendientes de eliminación o transferencia al archivo histórico.

📜 RD 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 8 → Define el archivo intermedio como fase previa al archivo histórico .

🧭 1.5 Archivo histórico

🗝️ El archivo histórico conserva los documentos que poseen valor permanente, por su interés histórico, cultural o informativo.

📜 Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español

  • 🗝️ Artículo 49 → Integra estos documentos en el Patrimonio Documental, garantizando su conservación definitiva.

📜 RD 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 9 → Atribuye al archivo histórico la función de conservación permanente y difusión cultural.

🧭 1.6 Criterios de ordenación de los archivos

🗝️ La ordenación de los archivos responde a criterios técnicos que permiten la localización, control y acceso a los documentos.

📜 RD 1708/2011

  • 🗝️ Artículo 10 → Establece que la organización de los archivos debe respetar el principio de procedencia y el orden original de los documentos.

🗝️ Principios básicos de ordenación

🧭 Principio de procedencia
➡️ Los documentos deben conservarse según el órgano o unidad que los produjo.

🧭 Principio de orden original
➡️ Debe mantenerse el orden interno que tenían los documentos en su tramitación.

📌 Estos principios garantizan la autenticidad, integridad y contexto documental.

🗂️🧭 2. ESQUEMA

🧠 🗝️ 3. PUNTOS CLAVE DE EXAMEN

🗝️ Las clases de archivo responden al ciclo vital del documento.
🗝️ Archivo de gestión → documentos activos.
🗝️ Archivo central → documentos semiactivos.
🗝️ Archivo intermedio → documentos inactivos, conservación temporal.
🗝️ Archivo histórico → conservación permanente (Patrimonio Documental).
🗝️ Principios básicos de ordenación:

  • Procedencia.

  • Orden original.

🧭 🗝️ RESUMEN FINAL

🧭 1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

🗝️ El documento administrativo es el soporte de las actuaciones de la Administración, mediante el cual se reflejan actos, hechos y decisiones en el ejercicio de sus funciones.

🧭 Puede ser:

  • En papel.

  • Electrónico, cuando se genera y conserva mediante medios electrónicos.

🗝️ El documento administrativo:

  • Es esencial para el procedimiento administrativo.

  • Puede ser objeto de copias con validez jurídica.

  • Forma parte del expediente administrativo.

📌 Documento = soporte + contenido + finalidad administrativa.

🧭 2. REGISTRO ADMINISTRATIVO

🗝️ El registro administrativo es el instrumento que garantiza la constancia oficial de la presentación y recepción de documentos dirigidos a la Administración.

🧭 Función principal:

  • Dejar constancia de:

    • Fecha y hora.

    • Identidad del interesado.

    • Órgano destinatario.

🗝️ El registro:

  • Asegura el cómputo de plazos.

  • Garantiza la seguridad jurídica.

  • No decide ni conserva definitivamente los documentos.

🧭 En la Administración actual, el registro electrónico permite la presentación y recepción de documentos de forma continua y telemática.

📌 Registro → recibe y anota.

🧭 3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO

🗝️ El archivo es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por la Administración, conservados para su custodia, consulta y utilización futura.

🧭 El archivo:

  • Conserva documentos de procedimientos finalizados.

  • Garantiza la integridad, autenticidad y acceso.

  • Incluye el archivo electrónico único en el ámbito administrativo.

🗝️ Además de su función administrativa, el archivo cumple una función histórica y cultural, al proteger el Patrimonio Documental.

📌 Archivo → conserva y custodia.

🧭 4. RELACIÓN ENTRE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

🗝️ Los tres conceptos forman una cadena lógica en la gestión administrativa:

🧭 Documento → se produce o se recibe
🧭 Registro → se anota oficialmente
🧭 Archivo → se conserva y organiza

📌 Son conceptos distintos, pero complementarios e inseparables.

🧭 5. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO

🗝️ Funciones del registro

  • Recepción de documentos.

  • Anotación oficial de entrada y salida.

  • Garantía de plazos.

  • Remisión al órgano competente.

🗝️ Funciones del archivo

  • Reunión y organización de documentos.

  • Conservación y custodia.

  • Acceso y consulta.

  • Protección del valor administrativo e histórico.

📌 Registro ≠ archivo
📌 Registro → fase inicial
📌 Archivo → fase de conservación

🧭 6. CLASES DE ARCHIVO (CICLO VITAL DEL DOCUMENTO)

🗝️ Según la fase del documento, existen distintas clases de archivo:

🧭 Archivo de gestión

  • Documentos activos.

  • Uso frecuente.

  • Vinculado a la unidad administrativa.

🧭 Archivo central

  • Documentos semiactivos.

  • Tramitación finalizada.

  • Consulta ocasional.

🧭 Archivo intermedio

  • Documentos inactivos.

  • Conservación temporal.

  • Valor legal o probatorio.

🧭 Archivo histórico

  • Documentos de conservación permanente.

  • Valor histórico y cultural.

  • Integrados en el Patrimonio Documental.

🧭 7. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE LOS ARCHIVOS

🗝️ La organización archivística responde a criterios técnicos que garantizan la correcta gestión documental.

🧭 Principios básicos:

  • 🗝️ Principio de procedencia → los documentos se conservan según el órgano productor.

  • 🗝️ Principio de orden original → se mantiene el orden interno de los documentos.

📌 Estos principios aseguran:

  • Autenticidad.

  • Integridad.

  • Contexto documental.

🧠 🗝️ CLAVES FINALES DE EXAMEN

🗝️ Documento, registro y archivo son conceptos distintos.
🗝️ Registro → recibe y anota documentos.
🗝️ Archivo → conserva y custodia documentos.
🗝️ Archivo electrónico único → procedimientos finalizados.
🗝️ Clases de archivo → responden al ciclo vital del documento.
🗝️ Principios de ordenación → procedencia y orden original.